Deuda de cliente, ¿qué es?
¿Cuáles son los desafíos de las cuentas por cobrar de los clientes para la empresa?
¿Cómo administrar las cuentas por cobrar de los clientes?
Definición de cuenta por cobrar del cliente:
Una cuenta comercial por cobrar es una deuda que tiene el cliente con una empresa. Las cuentas por cobrar comerciales consisten en todas las facturas no pagadas a la empresa cuya fecha de vencimiento ha pasado. Por tanto, no se refieren a facturas pendientes de pago. La situación opuesta (créditos adeudados por la empresa a sus proveedores) se denomina deuda de proveedor.
Una cuenta comercial por cobrar se define como tal cuando:
Una empresa ha vendido un bien o servicio a un cliente:
Se ha emitido una factura;
No le pagaron a tiempo.
Una cuenta por cobrar de un cliente no solo es costosa de administrar, sino que también induce un riesgo para la empresa, que es necesariamente menos rentable si se enfrenta a una deuda impaga.
Una cuenta por cobrar es una suma de dinero que una empresa debe recibir de uno de sus clientes. Cuando una empresa entrega un producto o servicio a un cliente otorgándole un plazo de pago, el monto adeudado se convierte en deuda. Si el deudor (el que debe pagar la liquidación) no paga su deuda a tiempo, ésta se convierte en una deuda en mora o en una deuda impaga.
¿Cuáles son los desafíos de las cuentas por cobrar de los clientes para la empresa?
El impacto en el flujo de caja de la empresa.
Por supuesto, una deuda vencida o no pagada representa una menor liquidez en el flujo de caja de la empresa. De ahí la importancia del aprovisionamiento aguas arriba para hacer frente a este inconveniente. Para los reclamos de clientes menores, la empresa con buena salud financiera debe ser capaz de hacer frente durante el período de tiempo en que el reclamo es una pura pérdida de ganancias para la estructura. Si las deudas se acumulan, o si alguna de ellas es especialmente importante, pueden constituir un freno para el desarrollo de la empresa. En última instancia, es la necesidad de capital de trabajo lo que se reducirá.
Consecuencias en WCR (requisito de capital de trabajo)
Estructuralmente, los plazos de pago y los retrasos impactan en el WCR (Working Capital Requirement) de la empresa, por lo que estos retrasos deben ser combatidos porque:
Es efectivo que está inmovilizado con los clientes y que aún no está disponible para la empresa, lo que podría generar un desequilibrio en casa, o la imposibilidad de financiar inversiones, o de aprovechar nuevas oportunidades.
Estos retrasos conllevan un riesgo de impago y para superarlo es recomendable cobrar lo antes posible: mientras no se haga el pago, no podemos estar seguros de que se hará.
Estos retrasos son un freno a la competitividad de la empresa porque movilizan recursos para la recuperación mientras que estos recursos (personal dedicado, proveedores de servicios subcontratados, tiempo del equipo de ventas, etc.) podrían utilizarse mejor para desarrollar la facturación, u optimizar otras tareas, o para reducir los costos operativos… Estos recursos representan un costo atribuido a una misión improductiva.
¡Aprovecha nuestras ofertas para la creación de tu negocio con packs mensuales sin compromiso!
¿Cómo administrar las cuentas por cobrar de los clientes?
Muchas empresas informan pagos atrasados. Para evitar esta situación, es fundamental establecer los procesos adecuados para reducir el riesgo de impago o retraso en el pago.
Para administrar mejor las cuentas comerciales por cobrar, debe mantener sus cuentas al día. La relación con el cliente debe seguirse desde el inicio de la relación hasta el pago de la factura. Es necesario identificar a los clientes que a menudo superan los plazos de pago estableciendo un seguimiento de los pagos con Excel, por ejemplo. También puede utilizar un software de gestión de efectivo que le enviará una alerta en caso de retraso en el pago.
¿Cómo cobrar las cuentas por cobrar de los clientes?
Existen varias formas de cobro de deudas, a saber:
Colección amistosa:
Los cobros amistosos son todas las acciones que una empresa puede realizar por sí sola para recuperar el dinero adeudado. En esta etapa, la empresa no está obligada a recurrir a una empresa especializada en recuperación. Los cobros amistosos toman entonces la forma de cartas simples, pero se debe respetar un cierto formalismo, en particular la identidad de las partes, el monto reclamado o incluso el plazo para el reembolso de la deuda.
Cobro de facturas con notificación formal:
En caso de incumplimiento, un segundo seguimiento con carta de emplazamiento por carta certificada con acuse de recibo o por agente judicial, fijando al deudor un plazo de 08 a 15 días, por ejemplo, a partir de la fecha de recepción de la carta . .
Recuperación de litigios:
Si la cobranza amistosa no ha tenido éxito, el acreedor no tiene más remedio que acudir a los tribunales competentes para obtener un título ejecutivo que obligue al deudor a pagar su deuda. En caso de negativa, se expone a fuertes sanciones.
Revestimiento exterior:
A falta de recursos humanos, tiempo para llevar a cabo la recuperación o además de la recuperación interna, la empresa también puede decidir confiar esta misión a una empresa especializada en la recuperación de deudas.
Sugerencia Para evitar pagos atrasados, los clientes potencialmente sospechosos deben identificarse con anticipación. La empresa puede reducir el riesgo de insolvencia firmando un contrato con sus clientes. También puede conocer su solvencia a través de otros actores del mercado, por ejemplo.
Finalmente, en cada factura deben figurar las condiciones y plazos de pago, así como la indemnización a pagar en caso de retraso.